Hochzeitsgesellschaft am Flughafen abholen: die Planung

Eine Buchung je Ankunft, nicht je Gast

Die Einheit ist der Flug. Alle, die auf derselben Maschine sitzen, gehören in eine Buchung; jeder weitere Flug bekommt seine eigene, mit seiner eigenen Flugnummer. So wird jede Ankunft einzeln verfolgt, und eine Verspätung betrifft genau die Gäste, die davon betroffen sind — nicht die ganze Gesellschaft.

Zwölf Gäste auf fünf Flügen sind also fünf Buchungen, nicht zwölf und nicht eine. Vermerken Sie im Bemerkungsfeld, dass sie zusammengehören; wir führen sie intern unter einem Vorgang. Die Mechanik dahinter steht in Eine Gruppe, mehrere Flüge, und die Fahrzeugklassen auf der Seite Gruppentransfer.

Wer koordiniert, wenn Sie selbst fliegen

Das ist der Punkt, der Hochzeitsplanung von Firmenreiseplanung unterscheidet: Der Organisator ist meistens Teil der Gesellschaft und sitzt am kritischen Tag selbst im Flugzeug. Benennen Sie deshalb je Ankunft eine Kontaktperson aus dieser Teilgruppe, mit einer Nummer, die vor Ort erreichbar ist — nicht eine zentrale Nummer für alles.

Mehrere Häuser

Selten wohnen alle im selben Hotel. Zwei Wege funktionieren: getrennte Fahrten je Haus, oder eine Fahrt mit Zwischenstopps — 15 Euro je Halt, bis zu drei. Welcher günstiger ist, hängt weniger am Preis als an der Uhrzeit: Nach einem Nachtflug will niemand eine halbe Stunde länger im Fahrzeug sitzen, weil zuerst das andere Hotel angefahren wird.

Wenn Sie die Reihenfolge nicht selbst festlegen wollen, geben Sie die Häuser einfach an; wir sortieren nach Fahrtweg und nennen Ihnen die Abfolge vorher.

Das Brautpaar getrennt planen

Wenn die Ankunft des Paares zum Tag gehören soll und nicht nur der Weg zum Hotel ist, planen Sie sie als eigene Fahrt statt als Teil der Gästeliste. Was sich dabei vorab abstimmen lässt — Halte unterwegs, der Name auf dem Schild, was im Wagen bereitsteht —, steht auf der Seite VIP-Flughafentransfer und ausführlich in VIP-Ankunft planen.

Die Rückreise ist die schwierigere Hälfte

Anreisen lassen sich bündeln, Abflüge fast nie: Nach der Feier fliegt die Gesellschaft in alle Richtungen auseinander, oft am selben Tag zu drei verschiedenen Uhrzeiten. Für jede Abflugzeit gilt eine eigene Rückrechnung — was das bedeutet, steht in Wann Sie im Hotel losfahren sollten.

Sammeln Sie die Rückflugdaten deshalb früh, am besten zusammen mit den Anreisedaten. In der letzten Urlaubswoche fünfzehn Leute nach ihrer Abflugzeit zu fragen, während alle noch feiern, ist die Arbeit, die man sich hier ersparen kann.

Was uns eine Anfrage brauchbar macht

• Je Ankunft: Flugnummer, Datum, planmäßige Ankunftszeit, Personenzahl.
• Das Hotel je Teilgruppe — oder der Zielort, wenn es noch nicht feststeht.
• Gepäck über einen Koffer pro Person hinaus, damit die Fahrzeugklasse stimmt.
• Eine Kontaktperson je Ankunft mit Handynummer.

Sie bekommen den Festpreis je Fahrzeug zurück. Bezahlt wird pro Fahrt am Reisetag, und bis 24 Stunden vor der jeweiligen Abholzeit ist jede einzelne Buchung kostenfrei stornierbar — was praktisch ist, wenn zwei Gäste doch nicht kommen.

Häufige Fragen